Archive haben rechtssichernde und herrschaftsstützende Funktion. In demokratischen Rechtsstaaten kommt dazu die Aufgabe, Nachvollziehbarkeit und (Menschen-)Rechtskonformität von politischen Entscheiden und Verwaltungshandeln zu gewährleisten. Diese Aufgaben setzen Gedächtnisleistungen voraus, welche dank der Archive erst möglich werden.

Öffentliche Archive dokumentieren aber nicht nur staatliches Handeln, sondern auch gesellschaftliche Entwicklungen. Damit sind Archive, unabhängig von ihrer rechtsstaatlichen Funktion, auch eine unverzichtbare Voraussetzung für jede (wissenschaftliche) historische Forschung.
Öffentliche Archive dokumentieren jedoch immer nur eine Perspektive, die Sicht eines Akteurs. Erst die Überlieferung in verschiedenen Archiven schafft die Basis für eine umfassendere, ausgewogenere Analyse und Diskussion vergangener Entwicklungen, das gilt sowohl für die nationale (Aussen-)Politik wie auch für die heutige Weltinnenpolitik. Hier braucht es eine vielfältige und kohärente Überlieferungsbildung und den Dialog zwischen allen beteiligten Institutionen.